Adopted by President’s Cabinet May 27, 2021
Revised Policy Adopted by President’s Cabinet April 28, 2015
Adopted by President’s Cabinet October 30, 2012
I. 旅行批准
这项政策包括学术和非学术旅行短途旅行，学生俱乐部旅行 实地考察. Study Abroad trips and travel by EGSC athletic teams for competition are not covered by this policy. Travel opportunities sponsored by East Georgia State 大学必须提前计划好旅行日期，以便留出足够的时间 obtain prior approvals using 的 forms referenced herein. The approval process should proceed as follows:
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- 旅行建议: 旅行领队必须向他/她的直接主管提交旅行建议. 这
应在美国过夜旅行前至少90天开始. 一天旅行
should be initiated at least 30 days in advance. No contracts for transportation,
travel, lodging, event admissions, etc., may be signed, and no advertisements circulated,
未经事先批准而收取的登记表或费用
trip from 的 President using 的 procedures outlined in this policy.
The proposal must include:-
- a description of 的 purpose of 的 trip;
- 旅行领队和陪同/指导员的姓名和职责，包括理由 for chaperone numbers and selection (see “Chaperone” section)
- 每位陪同人员的直接主管批准的旅行请求;
- description of 的 target audience,
- minimum and maximum participant numbers,
- academic credit proposal, if applicable,
- 预算与应急/应急基金，(说明是否需要膳食，住宿报销; (see “Budget” section)
- itinerary with transportation, lodging and event information
- all supporting documents for expenses,
- proposed flyer, brochure, and all promotional materials;
- draft of 的 student trip information session (prior to registration); and
- 介绍会和出发前介绍会的材料复印件.
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- 监护人: 所有陪同参加EGSC赞助的学生旅行的EGSC员工必须 完成一个 EGSC Travel Request 申请并事先获得主管的批准离开工作岗位. 如果是小时工作为陪护，所有的加班费，如果有的话，将由 的 trip budget (not with college funds). Generally, 的 ratio of chaperones to students is 1:10. 领队如需额外陪同人员，必须提供1:10以上的陪同人员 针对特定的需要和特殊情况的书面理由 这次旅行. 行程负责人应谨慎招募和选择EGSC员工陪同人员 using 的 information contained below. Student Representative Chaperones (SRC) are EGSC教师、俱乐部顾问和学生活动人员担任陪同. SRC’s are experienced trip leaders or chaperones. When selecting chaperons for an EGSC trip, trip leaders should exercise a preference for SRC’s. SRC将被支付 在担任陪护期间按他/她的正常费率支付，并有资格报销餐费 并从员工的部门预算中按规定的每日费率提供住宿 的 旅游政策. 不是SRC的EGSC员工，充当监护人或其他监护人 超过建议的1:10比例的，将按他/她的正常费率支付 合资格获发还膳食及住宿费用，并按政府公务员服务小组订明的每日津贴标准计算 旅游政策. If 的 purpose of 的 trip serves an educational mission, expenses 对于这些员工，可以从旅行预算，学生事务预算或 college’s budget, at 的 discretion of 的 President.
- 预算: 如果旅行资金不足以支付旅行费用，则存在以下选择:
- Trip may be cancelled;
- 旅行负责人可以要求从学院的一般预算中支付短缺的费用， subject to Presidential approval; or
- 监护人可以提前支付伙食费或其他费用.
- Trip Proposal Review
在主管审查和批准后，旅行建议将被发送 由旅行负责人向法律顾问/参谋长进行审查和路由. 根据 根据旅行的性质，可能需要以下部门的额外批准 needed as noted herein:- Academic and Student Affairs: for all non-academic student travel, club travel, etc.; academic credit approval and 行程负责人、讲师/陪同人员的批准 student fundraisers, EGSC基金会
- 商务: 审核预算，学生社团账户，差旅费，学费，差旅费，交通费， travel contracts, reimbursement requests
- 法律事务: (玛丽·史密斯)免责声明，紧急表格，FERPA，旅行合同，住宿，交通，
travel activities, etc.
在每个单位审查旅行建议后，任何额外的信息，要求， 拒绝或批准将由参谋长/法务主任在旅行批准表上注明 法律顾问. The Trip Leader will be advised of 的 status of 的 trip proposal. 后 所有适当的单位已经审查并批准了所有条件，旅行建议 will be sent to 的 President for review.
- Review by President: 总统或其指定人员将审查旅行批准请求并通知 向行程负责人说明行程是否被无条件批准或拒绝.
- 旅行建议: 旅行领队必须向他/她的直接主管提交旅行建议. 这
应在美国过夜旅行前至少90天开始. 一天旅行
should be initiated at least 30 days in advance. No contracts for transportation,
travel, lodging, event admissions, etc., may be signed, and no advertisements circulated,
未经事先批准而收取的登记表或费用
trip from 的 President using 的 procedures outlined in this policy.
II. 程序 后 旅行批准
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- Recruit and Finalize Travel Arrangements: 后续行程审批、行程广告、会所筹款活动、预登记 信息会议，注册，最后的旅行安排和财务承诺 可能发生. EGSC合同的授权签署人是总裁和副总裁 for Business Affairs.
- Trip 会议 and Required Information
Prior to departure 的 Trip Leader must:- 举行一次信息会议、介绍会和最后的旅行简报会 为每位参加者提供行程安排，并取得适当的豁免书 forms as determined by 的 trip approval form,
- All participants must provide cell phone numbers to trip leaders;
- 旅行领队必须为所有参与者携带医疗信息和手机 on his/her person during 的 trip; and
- 向副校长办公室提供一份学生名单和监护人的手机号码 for Academic and Student Affairs.
- 旅游政策 and 程序 for Trip Leaders and Chaperones
旅行领队必须遵循详细的实践和程序 East Georgia State College 旅游政策 安排差旅，出差，报销差旅费用. 领队和陪同人员必须履行领队的职责，包括带队 团体活动按行程安排，指挥交通，保障安全 住宿和膳食，并向参与者提供有关任何变化的信息 or contingency plans in any of 的 above arrangements. Trip leaders and chaperones 是否负责在必要时为参与者提供紧急医疗服务 并且必须通知主管学术和学生事务的副校长办公室 of trip accidents, injuries and emergencies as soon as possible.
3. 政策 and 程序 of 的 College
在十大彩票平台赞助的旅行中，所有EGSC员工 学生必须遵守学院的政策和程序 遵守其中所列的行为标准和行为准则.
